Przez ostatnie lata praca w finansach uległa technologicznej transformacji.
Czy w przyszłości roboty zastąpią księgowych?
Kiedy myślimy o pracy w księgowości, zazwyczaj widzimy oczami wyobraźni skrupulatnego formalistę z okularami na nosie i ołówkiem w dłoni, który w skupieniu wypełnia tabelki w księgach, trochę jak liczący każdy grosik Ebenezer Scrooge z „Opowieści wigilijnej”, albo rekina polskiej finansjery z teczką dokumentów i kalkulatorem pod ręką, trochę jak Jordan Belfort, którego grał Leonardo DiCaprio w „Wilku z Wall Street”.
Pamiętacie przekrwione od wielogodzinnego wpatrywania się w księgi i rachunki oczy Ebenezera, albo kasującego ogromne sumy za sprzedaż akcji nieistniejących firm Leo, a potem pozdrawiającego kieliszkiem szampana z własnego jachtu?
Pozwólcie, że wyprowadzę was z tego błędu.
Nie można nas porównać ani do Scrooge’a, ani Belforta, bo przede wszystkim w finansach kierujemy się innymi wartościami, ale też narzędzia, które wykorzystujemy w codziennej pracy są dużo bardziej zaawansowane. Kalkulatory, sterty dokumentów i ołówki są raczej przeżytkiem a jachty… powiedzmy, że w ramach luksusu zamieniliśmy na podnoszone biurka 😊.
Każdy księgowy, w ramach uniwersalnych kompetencji, powinien posiadać cechy analityczne, logicznie myśleć, być uczciwy, konkretny i terminowy, ale w dzisiejszych czasach, również musi świetnie poruszać się w świecie nowoczesnych narzędzi w swojej codziennej pracy, a warto zaznaczyć, że w każdym centrum usług wspólnych, to już nie tylko kalkulator i szubieniczka. Choć praca w księgowości kiedyś właśnie tak wyglądała. Księgowano dokumenty głównie w wersji papierowej, faktury musiały posiadać pisemną dekretację, sprawozdania własnoręczny podpis, rozliczenie delegacji następowało wyłącznie z wypełnionym drukiem i podpiętym rachunkiem.
Dziś praca księgowego w tak dużej firmie jak DGS ma charakter zespołowy. Wiele procesów i zależności, następujących po sobie od momentu zakupu do ostatecznego rozliczenia i zaraportowania danych finansowych, wymusiły podział na specjalizacje i podzespoły, pomiędzy którymi współpraca jest kluczowa. Świadomość, że poszczególne zadania prowadzą do określonego celu, wpływa na jej rezultaty. Przez pryzmat dokumentów księgowych z tym związanych, w Finansach FSS możemy zaobserwować m.in. proces zakupu komponentów do produkcji aparatów słuchowych w Mierzynie czy proces zamówienia i sprzedaży gotowego aparatu dla pacjenta w klinice.
Praca księgowego w finansach wiąże się też z dużym wolumenem dziennych operacji, pomiędzy które może wkraść się rutyna i monotonia. A co można zrobić by uwolnić księgowego od powtarzalnych, prostych czynności i aby mógł poświęcić zaoszczędzony czas na zadania strategiczne i bardziej wartościowe? Co zrobić by zoptymalizować przepływ dokumentów, przyspieszyć akceptację, zmniejszyć margines błędu?
W naszej codziennej pracy wykorzystujemy zdigitalizowane i zautomatyzowane narzędzia. Zaczynając od elektronicznych wersji faktur, delegacji czy podpisów elektronicznych, przez systemy przepływu dokumentów służących do automatycznej dekretacji i akceptacji faktur lub płatności, zaawansowane funkcje Excela typu Cube, służące do generowania spersonalizowanych raportów o dużych wolumenach danych oraz roboty wykonujące najbardziej czasochłonną pracę np. związaną z pozyskiwaniem dokumentów księgowych (faktur czy wyciągów bankowych) itp.
Czy to oznacza, że rola księgowego została mocno ograniczona? Wręcz przeciwnie! Owszem, czasem wystarczy wcisnąć jeden przycisk by jakiś proces zadział się automatycznie, ale nie zawsze jest to efektywne czy optymalne. Redukcja lub całkowita eliminacja rutynowych, powtarzalnych czynności, powoduje, że fokus pracownika przenosi się na bardziej niestandardowe procesy i analizy, pozwala na zgłębianie wiedzy merytorycznej na podstawie opracowywanych zagadnień i w efekcie również kreowanie lub nawet wdrażanie nowych rozwiązań do księgowości. Dziś taki specjalista musi ciągle aktualizować swoją wiedzę oraz rozwijać umiejętności, by odnaleźć się w zautomatyzowanym świecie, efektywnie reagować na pojawiające się nowe elementy rzeczywistości i elastycznie podchodzić do ich dynamiki. Czy zatem powinniśmy się obawiać, że w przyszłości sztuczna inteligencja będzie wykonywać naszą pracę?
Nowe technologie spowodowały, że praca w finansach uległa przez ostatnie lata transformacji. Choć rola księgowego ewoluowała wraz z tymi zmianami, to myślę, że dzięki właśnie tej elastyczności i bardzo specyficznej, eksperckiej czasem wiedzy, na całe szczęście, raczej nie uda się jej wyprzeć robotom.
