Studium wszystkich wpadek lub, jak kto woli, wszystkich dobrych zasad związanych z etykietą spotkań biznesowych.
Od kiedy zostałam team leaderem mój służbowy kalendarz pęka w szwach. Jest to ogromna rewolucja w porównaniu do w miarę harmonijnego, stałego i przewidywalnego kalendarza księgowej, której rytm wyznaczają daty zamknięcia miesiąca czy deklaracji VAT.
Spotkania zespołów, burze mózgów, konsultacje, one-to-one, kwartalne, warsztaty i szkolenia, calle z zagranicznymi partnerami biznesowymi, kick-offy, follow-upy, placeholdery, status meeting – wymieniać można w nieskończoność. Okazji by się spotkać i coś omówić jest wiele i tyle samo, by zaliczyć niezłą wpadkę…
Nie spóźnij się!
Chcesz wywrzeć dobre wrażenie? Przyjdź pięć minut wcześniej, tak abyś mógł znaleźć swoje miejsce i chwilę ochłonąć. Przychodząc przed czasem, okażesz szacunek dla innych i unikniesz konieczności przepraszania za spóźnienie. Gdyby jednak to się nie udało, pro tip numer jeden: zamiast „przepraszam” powiedz „dziękuję, że czekaliście”.
Przygotuj materiały
Zbierz lub zapoznaj się z agendą, przeanalizuj raport, który będziecie omawiać, przynieś kopie dokumentów, jeśli jest taka potrzeba, również dla innych uczestników spotkania, stwórz prezentację, przynieś swoją wizytówkę, przeczytaj jeszcze raz maile lub informacje o uczestnikach spotkania, bądź gotowy do notowania. W szale wielu spotkań pre-read czy analiza raportu czasem odbywa się na gorąco – zamykasz tym sobie możliwość wniesienia rzeczowych inputów do spotkania. Pro tip numer dwa: agenda jest jak menu w restauracji. Gdy chcesz napić się kawy, to nie czytasz całego, tylko otwierasz na stronie z gorącymi napojami i tam dopiero zagłębiasz się w szczegóły. Pozwól by kelner przedstawił Ci specjalność szefa kuchni. :)
Wycisz telefon
Odłóż go poza zasięgiem Twojego wzroku. Zamknij laptop i skup się na prowadzącym spotkanie. Dźwięk dzwonka, światła, wibracje, klikanie mogą być rozpraszające nie tylko dla Ciebie. Pro tip numer trzy: umów się ze współuczestnikami spotkania, że za każdym razem, gdy telefon zadzwoni, muszą odebrać i powiedzieć „kocham cię!”.
Bądź pozytywnie nastawiony
Ale nie zbyt wyluzowany. Co prawda korporacyjny sznyt naszych spotkań bywa nieco luźniejszy, są nawet specjalne pokoje z wygodnymi kanapami, hamakami, miękką wykładziną czy piłkami ale nie każde spotkanie, to przerwa w pracy, podczas której możesz ściągnąć kapcie i się położyć. Odpowiednia postawa nie tylko pokazuje Twój szacunek i profesjonalizm, wskazuje również jak mocno jesteś zainteresowany i uważny podczas spotkania. Pozytywne nastawienie zaczyna się od pozytywnego języka ciała. Uśmiechaj się, patrz w oczy, bądź wyprostowany. Pro tip numer cztery: na konferencji Skype górą zawsze możesz być jak James Bond a dołem jak typowy Janusz.
Bądź aktywnym słuchaczem
Bądź uprzejmy i słuchaj gdy inni mówią, nie przerywaj. Utrzymuj kontakt poprzez zadawanie pytań – mówiący czują się wysłuchani, gdy parafrazujesz ich wypowiedzi lub nawet dokańczasz za nich zdanie! Twoja opinia jest ważna – nie bój się ją wyrażać. Nie ma nic gorszego niż przeciągająca się, niezręczna cisza po zadanym na forum pytaniu, bo przede wszystkim jest najtrudniejszym do obalenia argumentem, dlatego pro tip numer pięć brzmi: zawsze miej pod ręką ciekawostki o świecie. Np.:
• Czy wiecie, że na świecie jest więcej telefonów komórkowych niż szczoteczek do zębów?
• Czy wiecie, że linie lotnicze wymagają by piloci samolotu jedli różne posiłki podczas tego samego lotu by uniknąć zatrucia pokarmowego u obu naraz?
• Czy wiecie, że otwieracze do puszek zostały wynalezione 48 lat po wynalezieniu puszki?
Ewentualnie możesz użyć sformułowania „także ten…”- ultimate silence breaker!
Nie jedz podczas spotkania
Oczywiście, jeśli jest to spotkanie bez poczęstunku. Najczęściej zjadam śniadanie na lunch lub lunch na śniadanie i często nie zdążam nawet przekąsić czegoś w biegu, ale czas na kubek kawy w locie zawsze znajdę. Na mniej oficjalnych spotkaniach można sobie pozwolić na kilka kęsów. Poważne przedsięwzięcia wymagają zaangażowania poważnych środków. Pro tip numer sześć: Jadalne ołówki! Wygoogluj sobie.
Unikaj rozpraszających gestów
Nic tak nie rozprasza i nie irytuje, jak kompulsywne klikanie długopisem, machanie kartką, stukanie palcami w stół lub stopami po podłodze, kręcenie się na krześle obrotowym, kręcenie włosami, łańcuszkiem czy przesuwanie zamka w bluzie w dół i w górę. Opanowanie i umiarkowana gestykulacja to oznaka pewności siebie i kontroli otoczenia, a to zdecydowanie ułatwia koncentrację na celu spotkania. Pro tip numer siedem: po prostu niczego nie dotykaj! :)
Zrób to, co do Ciebie należało
Tak samo ważne, jak to abyś pojawił się na spotkaniu o czasie, jest to czy wypełniłeś wszystkie zobowiązania na które się umówiliście. Simple as that.
Podziękuj
W miłym tonie będzie krótkie podziękowanie za spotkanie dla biznes partnerów wewnątrz organizacji, ale spotkanie z partnerami zewnętrznymi, z którymi nie widzimy się na co dzień, to najlepsza okazja do zbudowania dobrej relacji i podziękowanie za ich obecność, wkład, wiedzę, jest po prostu koniecznością. Pro tip numer osiem: nie musisz wysyłać kwiatów i kwartetu smyczkowego z serenadą w repertuarze. E-mail z podsumowaniem, uścisk dłoni i uśmiech zdecydowanie wystarczą.
