Czym jest Gemba i w jaki sposób wykorzystać jej potencjał w codziennej pracy?
Pojęcia Gemba i Gemba Walk są przede wszystkim znane osobom poruszającym się w tematyce lean management. W zasadzie nie da się rozmawiać o lean pomijając Gemba, ponieważ jest ona istotną częścią samej filozofii lean i stanowi fundament dla wszystkich narzędzi szczupłego zarządzania.
GEMBA (GENBA) to japońskie słowo oznaczające „rzeczywiste miejsce”. W kulturze lean przyjęło się, że w ten sposób określane jest miejsce, w którym wykonywana jest praca, czynności dodające wartość. W każdej organizacji zaobserwować możemy różne obszary aktywności np.: produkcja, administracja, logistyka, księgowość etc.. Co ważne, każdy z tych obszarów jest oddzielnym Gemba.
Umiejętność wyjścia do Gemba (Gemba Walk) polega głównie na obserwacji. Obserwacji i zrozumieniu tego na co patrzymy – bez osądzania i przeskakiwania w tryb rozwiązań. Rosnąca popularność lean sprawia, że w przestrzeni Internetu pojawia się coraz więcej publikacji, których autorzy prześcigają się w liczbie porad o tym jak skutecznie wdrażać poszczególne narzędzia. Nawet w przypadku Gemba znalazłam poradniki opisujące 5, 10 a nawet 20 (!) zasad skutecznego Gemba Walk. A przecież jeśli chodzi o wyjście do Gemba, zasada jest tylko jedna….
„Idź zobacz, zapytaj dlaczego, okazuj szacunek”. Wydaje się proste prawda? W rzeczywistości jednak wyjście do Gemba niejednokrotnie staje się wyzwaniem. Nasze nawyki myślenia przez pryzmat rozwiązań są zwyczajnie zbyt silne. W efekcie często musimy powtarzać wyjście do Gemba aby uzupełnić informacje i wiedzę, skorygować nasz punkt widzenia. I nie ma w tym nic złego! Tylko poprzez regularną praktykę możemy wypracować nowe podejście i nawyki. Grunt to się nie zrażać. Przygotowałam dla was kilka wskazówek związanych z wyjściem do Gemba, które mam nadzieję ułatwią wam „przestawienie się na myślenie lean.”
„Idź zobacz”
Zastanów się, co chcesz zobaczyć w Gemba? Jaki masz cel? Czy chcesz poznać proces, ludzi? Szukasz marnotrawstw? Chcesz rozwiązać jakiś problem? Chcesz dowiedzieć się, jakie narzędzia lean mogą pomóc twojej organizacji? Jakikolwiek masz cel, postaw się w roli obiektywnego obserwatora – nie wyciągaj wniosków w trakcie swoich obserwacji. Nie oceniaj, nie przeskakuj do rozwiązań! Obserwuj i pytaj.
„Zapytaj dlaczego”
Gdy na podstawie obserwacji wstępnie poznasz już proces, jaki odbywa się w Gemba, zacznij zadawać pytania, aby lepiej zrozumieć to, na co patrzysz. Zadawaj pytania otwarte, pogłębiające (idealnie w tym celu sprawdzi się narzędzie 5xWhy), nie oceniaj i nie podważaj uzyskanych odpowiedzi. Nie przeskakuj do wniosków czy rozwiązań! Słuchaj aktywnie, dopytuj, nie komentuj i rób notatki, jeśli potrzebujesz.
„Okazuj szacunek”
Nikt nie czuje się komfortowo, gdy jest nagle zaskakiwany szeregiem pytań. To od Ciebie zależy, czy ludzie będą wobec ciebie szczerzy i otwarci, czy uzyskasz odpowiedzi, których szukasz. Odnoś się z szacunkiem do ludzi, którzy wykonują daną pracę. Wytłumacz, jaki jest cel twojej wizyty i twoich pytań. Zwróć uwagę, w jakich warunkach pracują, czy nie są przepracowani. I najważniejsze: szacunek oznacza również to, że twoje działania powinny być ukierunkowane na usprawnienie pracy pracownikom lub przynajmniej ich nie pogorszenie!
Na koniec parę słów o tym, jak jeszcze możemy wykorzystać potencjał Gemba.
Gemba to idealne miejsce do regularnych spotkań i omawiania postępów bieżącej pracy, zwłaszcza w połączeniu z narzędziami do Zarządzania Wizualnego (ang. Visual Management, VM). Krótkie, 15-20-minutowe sprinty o poranku (koniecznie na stojąco!) są dużo bardziej efektywne niż godzinne spotkania w zamkniętym pokoju przy komputerach.
Dzięki takim spotkaniom zespół ma możliwość pełnej interakcji, szybkiej wymiany aktualnych informacji i ustalenia wspólnego kierunku działań. Liderzy mogą poznać przeszkody, z którymi borykają się pracownicy i wspomóc ich w realizacji zadań nim sytuacja wymknie się spod kontroli. Poranne sesje pomogą Wam identyfikować problemy, opracowywać plany działań czy na bieżąco ustalać priorytety.
A zatem: Go Gemba!
