Prywatnie miłośniczka jogi, mama dwóch dziewczynek i właścicielka pasterskiego psa rasy border collie, z którym jeszcze niedawno jeździła na… wypas owiec. O hotelowych pomyłkach, remoncie biura oraz imprezach firmowych opowiada Ewa, manager ds. administracji oraz ds. zgodności i zapobiegania stratom.
Od otwarcia biura
Magdalena: Jak długo jesteś w Demant?
Ewa: W naszej firmie pracuję od 2015 roku, czyli od początku założenia spółki DGS Business Services – obecnie Demant Business Services Poland zlokalizowanej w centrum Szczecina. To był bardzo ciekawy czas. Zostałam zatrudniona przed oficjalnym otwarciem biura i przez pierwsze dwa tygodnie pracowałam z Mierzyna. W czasie procesu rekrutacji na stanowisko specjalisty ds. administracji dowiedziałam się, że będę tworzyć spółkę, która dopiero startuje. To wydawało się bardzo ciekawe. Już od pierwszych dni pracy zachwyciłam się profesjonalizmem moich kolegów i koleżanek oraz szacunkiem jakim wszyscy siebie obdarzają. Ujął mnie wysoki poziom pracy i kultury.
Tworzenie nowego biura brzmi dumnie. Jak wspominasz ten początek?
Pierwszym wyzwaniem był „Grand Opening”, w którym brały udział osoby z różnych spółek naszej grupy – również z Danii, dziennikarze, a także goście z miasta np. prezydent. A to był tylko początek kolejnych, intensywnych 12 miesięcy. Uczestniczyłam w tworzeniu standardów firmowych, nawiązywałam współpracę z dostawcami artykułów biurowych, spożywczych; firmami sprzątającymi, transportowymi; hotelami. Byłam bardzo zmotywowana i czułam, że mam wpływ na moje otoczenie. Obserwowałam, jak się kształtuje moje środowisko pracy.
Od specjalisty do managera
Zaczynałaś jako specjalista. Dziś jesteś managerem. Jak wyglądał Twój rozwój?
Początkowo w firmie było zatrudnionych około 50 osób, które zajmowały V piętro budynku Oxygen. Dziś jest nas ponad 500 i pracujemy na II, III, V, VII i VIII piętrze. Początek był bardzo dynamiczny. Byłam rzucana na głęboką wodę i wiedziałam, że każdy nowy temat mnie czegoś uczy. Po roku zostałam managerem dla osoby, która wcześniej była moją koleżanką. Miałam swoje wątpliwości, zastanawiałam się, jak to będzie. Od samego początku stawiałam na relacje partnerskie i to się bardzo sprawdziło. Dodatkowo mogłam się wiele nauczyć o starszych kolegów, brałam udział w licznych liderskich szkoleniach, a także studiach podyplomowych.
Jak teraz wygląda twój zespół?
Obecnie mój dział składa się z dwóch zespołów i łącznie liczy 9 osób. Jeden zespół to wciąż administracja. Organizujemy wizyty gości, podróże służbowe. Dbamy o infrastrukturę oraz zaopatrzenie w kuchni, bo przecież każdy wie, że brak kawy w kuchni to poważny problem – żartujemy wtedy, że jest to:„business critical”! Zarządzamy flotą samochodową, kartami kredytowymi, a także wspieramy onboarding, czyli wdrożenie nowego pracownika. Jako administracja mamy wpływ na to, jak funkcjonuje się w biurze wszystkim pracownikom – ciężko jest dogodzić dużej grupie osób. Szukamy uniwersalnych rozwiązań. Mam wiele zrozumienia dla różnorodnych punktów widzenia. Ważne jest w tym wszystkim nasze podejście do informacji zwrotnej, którą otrzymujemy. Zawsze w zespole może porozmawiać o sugestiach, które do nas trafiają. Jesteśmy otwarte, zgrane i bardzo się wspieramy. Spędzamy czas razem także poza pracą. Organizujemy spotkania integracyjne – pływałyśmy statkami po Odrze, zwiedzałyśmy podziemia Szczecina.
A co robi drugi zespół?
Zajmuje się audytami dokumentów medycznych, które są przygotowywane w klinikach w USA. Muszą one spełniać krajowe normy. Sprawdzamy, czy audiogramy są dobrze oznaczone, czy badanie było poprawnie wykonane. Praca tego działu ma wpływ na standardy obsługi klienta końcowego – użytkownika naszego aparatu. Możemy wtedy naprawdę poczuć misję naszej firmy.
Remonty, imprezy i audyty
Co było dla Ciebie największym wyzwaniem?
Trudno wybrać jedno. Na pewno przejęcie audytów było czymś trudnym, bo wymagało od nas mocnego technicznego wdrożenia. Jednak tak naprawdę każdy nowy proces, który wprowadzaliśmy w firmie był wymagający. Przykładem może być polityka samochodowa. Musieliśmy zadbać o formalności, konsultować wiele rzeczy z prawnikiem, wypracować zasady współpracy z podmiotem zewnętrznym, opracować proces użytkowania, a potem czytelnie i wyczerpująco zakomunikować go pracownikom
Obecnie w biurze trwa remont. Jak oceniasz to zadanie?
Renowacja naszego biura rozpoczęła się, gdy byłam na urlopie macierzyńskim. Niedługo po moim powrocie zostało oddane do użytku VIII piętro. Następnie miałam okazję nadzorować prace przy remoncie jednej z kuchni, a przed nami jeszcze dużo prac i zmiany w pozostałych przestrzeniach. To ciekawy temat, bo można się dużo nauczyć. Oczywiście jest wykonawca, jednak nadzorowanie prac wymaga od nas na przykład czytania dokumentacji technicznej. Ważny jest efekt końcowy. Bardzo motywujące są słowa zadowolonych pracowników, którzy potwierdzają, że podobają im się nowe przestrzenie i dobrze im się w nich pracuje.
A jakie zadania należą do Twoich ulubionych?
Bardzo lubię organizować imprezy firmowe. Co roku odbywa się winter lub summer party. Cała firma wtedy spotyka się w jednym miejscu – jest jedzenie, muzyka, tańce. Często takie wydarzenia są imprezami przebieranymi – mieliśmy różnorodne tematy – pin-up party, lata 90., przed nami bal maskowy. Takie przedsięwzięcie to zawsze dużo pracy i duże napięcie aż do ostatniej chwili, aby wszystko było dopięte na ostatni guzik.Organizuję tę imprezę z kolegami i koleżankami z innych działów. To świetna okazja, żeby zrobić coś razem i dobrze się przy tym bawić.
Hotelowe wpadki w skandynawskiej kulturze
Czy zdarzały Ci się jakieś zabawne sytuacje?
Wpadek i zabawnych sytuacji było dużo. Kiedyś przez pomyłkę zarezerwowałam nocleg w hotelu dla szefów z Danii na jedną noc zamiast na dwie. To był akurat szczyt sezonu i w całym mieście nie było wolnych miejsc. Udało mi się znaleźć coś poza miastem, ale na szczęście w ostatniej chwili zwolniły się pokoje w hotelu, w którym panowie spędzili pierwszą noc. Jeden z nich zapytał mnie następnego ranka: „Dzięki Tobie dostałem pokój dla niepełnosprawnych. Czy to jakaś sugestia?”. Obydwaj podeszli do tej wpadki z humorem i żaden z nich nie okazał niezadowolenia czy sfrustrowania. Wręcz przeciwnie – docenili moje zaangażowanie w szukanie rozwiązania w tej sytuacji.
Jak oceniasz styl pracy w Demant?
Ten przykład oddaje skandynawską kulturę pracy widoczną w naszej firmie. Czuję tutaj ogromne zaufanie, jakim darzy się pracownika, zaczynając od tego, że wszyscy mamy dostęp do biura o dowolnej godzinie, a kończąc na dużej swobodzie, jaką dostajemy przy prowadzeniu projektów. Ze swoją wątpliwością można podejść tutaj do każdego, niezależenie od stanowiska. Wszyscy zresztą mówimy do siebie po imieniu. Mamy także kulturę feedbacku, która pozwala się rozwijać i uczyć nowych rzeczy. To bardzo motywujące.