Jak być produktywnym podczas pracy zdalnej

Praca zdalna może zachęcać wieloma aspektami: możliwość pracy z prawie każdego miejsca na ziemi, zaoszczędzenie czasu na dojazdach, a niektórzy jako zaletę wskazują także prostsze osiągnięcie skupienia.

Natomiast wiążą się z tą formą zatrudnienia pewne wyzwania. Według raportu Buffer (2023 r.) 33% pracowników częściej zostaje w domu, bo nie ma powodu, aby z niego wyjść. Do tego pojawia się samotność (24% - 2022 r./23% - 2023 r.) czy problemy z utrzymaniem motywacji (21% - 2022 r./20% - 2023 r.). Mimo znaczącego wzrostu w 2022 r. osób, których dotykają dane trudności, można zauważyć pojawiającą się pomału tendencję spadkową, co może świadczyć o postępującej adaptacji.

Efektywna praca zdalna

Aby uniknąć chociaż części z tych problemów i utrzymać swoją efektywność na wysokim poziomie od pracownika będzie wymagało to większej samodyscypliny oraz dobrej organizacji swojej przestrzeni i czasu, a na to mamy kilka rozwiązań.

Zorganizuj sobie miejsce pracy

Pracowanie z domu może być bardzo rozpraszające, szczególnie gdy pracujesz z każdego miejsca w mieszkaniu. Spróbuj zorganizować sobie biurko i krzesło, które będą głównie miejscem do pracy zawodowej. Krzesło – wydawałoby się błahą rzeczą, ale jeżeli będziesz korzystać z fotela, to po kilku godzinach będą bolały Cię plecy, będziesz się kręcić i szukać odpowiedniej pozycji, a to tylko spotęguje rozpraszanie się.

Jeżeli to możliwe, zadbaj też o prywatność tego miejsca, aby inni domownicy Ci nie przeszkadzali. Domownikom, szczególnie którzy mają inny model pracy, warto wytłumaczyć, że mimo naszej obecności w domu, jesteśmy w pracy i nie będziemy mogli czegoś dla nich zrobić.

Ubierz się jak do pracy

Pewnie nie jednej osobie zdarzyło się pracować zdalnie w piżamie, ale zdecydowanie nie powinno się tego robić. Zaburza to całkowicie nasze postrzeganie domu jako miejsca pracy, sprawia, że stajemy się rozleniwieni i nie mamy włączonego trybu nastawionego na działanie. Dodatkowo wpływa to również na późniejszą część dnia, gdzie przestaje nam się chcieć wychodzić z domu, nie chce nam się „ładnie ubrać”, bo i po co, a wieczorem tylko szybka kąpiel i siup w tę samą piżamę i do łóżka. Powoduje to, że bardzo łatwo zaburzyć równowagę prywatno-zawodową. Po wstaniu z łóżka warto zastosować taką samą rutynę, jak gdybyśmy jechali do biura.

Ustal zadania na dany dzień

Podczas pracy z domu, kiedy nie musimy planować czasu na dojazdy, mamy tendencję do nadmiernego przypisywania sobie wielu zadań na jeden dzień i nierobienia przerw. Dlatego warto sobie w takiej sytuacji przygotować listę celów do zrealizowania w danym dniu – ważne jest, aby ta lista miała realny wymiar w roboczogodzinach.

Takie listy możesz tworzyć w myśl zasady Briana Tracy’ego „Zjedz tę żabę”, która mówi o tym, że najważniejsze, największe i najtrudniejsze zadania wykonujesz jako pierwsze, a później pozostałe po to, aby nie zabrakło Ci na nie później czasu.

Jeżeli jednak jesteś osobą, która nie rozmawia przed pierwszą kawą i jedyne, na co masz ochotę rano to zakopać się w pościeli, spróbuj swój dzień zacząć od tych małych czynności, które nie wymagają dużego zaangażowania. W miarę wzrostu poziomu energii w Twoim w organizmie przejdź do tych bardziej angażujących zadań. Na koniec dnia możesz również zostawić te mniejsze i szybsze w realizacji tematy, które nie wymagają dużego skupienia i których ewentualne pozostawienie na następny dzień nie będzie problematyczne.

Wypracuj swój harmonogram dnia

Pracując z biura, na etapie ustawiania budzika na następny dzień, planujesz, o której zaczniesz i skończysz pracę. Dodatkowo pewnie większość z nas ma zaplanowaną też porę lunchu. Pracując z domu też postaraj się o zachowanie stałych godzin pracy i przerw, aby nie wpaść w tryb nieprzerwanej pracy. I wyłączaj swój komputer, czy telefon na koniec dnia. Nie zostawiaj go w trybie czuwania, ciągle podłączonego do ładowarki – wszelkie powiadomienia mogą dodatkowo powodować, że będziesz chciał odpisać na jeszcze jednego maila.

Pomocnym w zarządzaniu swoim czasem może być technika Pomodoro. Jej celem jest pracowanie przez 25 min, a później zrobienie sobie 5 minut przerwy. Po 4-5 takich cyklach dobrze jest zrobić sobie dłuższą przerwę 20-30 min. Przed wykorzystaniem tej techniki musisz opracować sobie listę rzeczy, jakie masz do zrobienia, aby wykorzystać dany Ci czas maksymalnie efektywnie. Dodatkowo przyda Ci się zegarek, który będzie odmierzał Ci czas. Możesz również skorzystać z gotowych stron z czasomierzem (na przykład ten: https://www.toptal.com/project-managers/tomato-timer). Podczas tych przerw warto zmienić swoje otoczenie, przejść się gdzieś, zaczerpnąć świeżego powietrza, aby z nową energią wrócić do pracy. Będzie to również idealna technika, gdy masz problemy ze skupieniem uwagi.

Spotykaj się online

Istnieją zespoły rozproszone lokalizacyjnie i możliwości zobaczenia się na żywo w takich wypadkach są bardzo ograniczone. Warto wtedy spotykać się online i to najlepiej z włączoną kamerką. To nie tylko przysłuży się sprawnej realizacji codziennych zadań i monitorowaniu postępów prac, ale również do wzmocni więzi i wesprze budowanie wzajemnego zaufania.

Praca zdalna wiąże się z większym odizolowaniem, a do tego samotnością, więc wzajemnie dbajcie, aby to zminimalizować.

Nie wykonuj domowych obowiązków w ciągu pracy.

O ile mniejsze czynności mogą być dobrym przykładem wykorzystania techniki Pomodoro, o tyle większe domowe obowiązki mogą sprawiać, że przez to nie zdążymy ze swoimi służbowymi zadaniami i nasz czas pracy się niepotrzebnie wydłuży.

Wycisz powiadomienia

Jednym z największych zjadaczy czasu są wszelkiego rodzaju powiadomienia. Nie tylko z naszego prywatnego telefonu, ale także z komunikatora. Jeżeli nie chcesz całkowicie wyłączyć powiadomień typu push to ustaw swoje urządzenia w tryb cichy bądź „nie przeszkadzać”. Jeżeli możesz, połóż telefon poza zasięg swojego wzroku, aby nie kusiło Cię zerknięcie, czy nic nie przyszło.

Efektywna praca zdalna jest możliwa, jednak wymaga dużej samodyscypliny i dobrego zorganizowania. Jeżeli masz z tym problem, wprowadzaj zmiany stopniowo. Wybierz to, co może sprawiać Ci najmniejszą trudność. Sukces na tym polu może zachęcić Cię do dalszego rozwijania się w tej materii. Wykorzystaj to, aby zachęcić się do produktywniejszej pracy.